El método Kanban es una herramienta poderosa para la gestión del flujo de trabajo que puede ser implementada en empresas de cualquier tamaño e industria. Su enfoque visual y flexible ayuda a mejorar la eficiencia, la calidad y la colaboración en los equipos. El método Kanban surge en la década de 1940 en las fábricas de Toyota en Japón. Se atribuye su creación al ingeniero industrial Taiichi Ohno, Ohno se inspiró en el sistema de supermercados americanos, donde los productos se reponen en los estantes solo cuando se necesitan, de esta manera, se reduce el inventario y se evita el desperdicio.

¿Cómo funciona?

El método Kanban se basa en seis principios:

• Visualizar el flujo de trabajo: Se promueve la visualización del trabajo en un tablero Kanban. Esto implica dividir el trabajo en elementos discretos y representarlos visualmente en columnas que representan diferentes etapas del proceso. Esto permite a todos los miembros del equipo comprender fácilmente qué se está haciendo, qué está en progreso y qué está pendiente.
• Limitar el trabajo en curso (WIP): Este principio se refiere a la idea de que es más eficiente limitar la cantidad de trabajo en progreso en cada etapa del proceso. Al limitar el WIP, se reduce la cantidad de multitareas y se mejora el flujo de trabajo, lo que a su vez reduce los tiempos de entrega y mejora la calidad.
• Gestionar el flujo: Kanban busca optimizar el flujo de trabajo mediante la identificación y eliminación de cuellos de botella y la mejora continua de los procesos. Esto implica analizar constantemente el flujo de trabajo y hacer ajustes para garantizar un flujo constante y eficiente de trabajo a través del sistema.
• Hacer que los procesos y políticas explícitos sean explícitos: Kanban enfatiza la importancia de hacer que los procesos y políticas sean explícitos y comprensibles para todos los miembros del equipo. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que todos estén en la misma página en cuanto a cómo se lleva a cabo el trabajo.
• Fomentar la retroalimentación constante: La retroalimentación es fundamental en Kanban para permitir la mejora continua. Esto implica recopilar comentarios sobre el rendimiento del proceso y el producto final, identificar áreas de mejora y tomar medidas para abordarlas.
• Mejora colaborativa y evolutiva: Kanban promueve una cultura de mejora continua en la que todos los miembros del equipo están involucrados en la identificación y aplicación de mejoras. En lugar de implementar cambios radicales de una sola vez, Kanban aboga por cambios incrementales basados en la retroalimentación y el aprendizaje continuo.

¿Cuál es el acomodo del tablero?

• Columnas: El tablero Kanban consta de varias columnas que representan diferentes etapas del proceso de trabajo. Por ejemplo, las columnas pueden ser “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”, pero estas pueden adaptarse según las necesidades específicas del equipo y del proyecto.
• Tarjetas Kanban: Cada elemento de trabajo se representa mediante una tarjeta Kanban. Estas tarjetas contienen información sobre el trabajo, como su descripción, prioridad, dueño, fecha de vencimiento, entre otros detalles relevantes.
• Flujo de trabajo: Las tarjetas Kanban se mueven de una columna a otra a medida que avanzan a través del proceso. Por ejemplo, una tarjeta puede comenzar en la columna “Por hacer” y luego moverse a “En progreso” una vez que un miembro del equipo comienza a trabajar en ella. Finalmente, cuando se completa el trabajo, la tarjeta se mueve a la columna “Hecho”.
• Reuniones de sincronización: A menudo, los equipos que utilizan Kanban realizan reuniones regulares de sincronización, como reuniones diarias o semanales, para revisar el estado del tablero Kanban, discutir cualquier problema o bloqueo y coordinar las próximas tareas.

El método Kanban es una herramienta flexible y eficaz para la gestión del flujo de trabajo que puede ser implementada en empresas de cualquier tamaño e industria para mejorar la eficiencia, la calidad, la satisfacción del cliente y la colaboración.